امروزه بسياري از شركتها و سازمانها از سيستمهاي اطلاعا ت و شبكه ها براي مديريت بازرگاني و سازماني و ارتقاي كيفيت خدمات استفاده مي كنند. با جهاني شدن اقتصاد و بسياري از جنبه هاي سياسي، اجتماعي و فرهنگي، سيستمهاي اطلاعاتي، اينترنت و ديگر شبكه هاي جهاني، فرصتهاي جديدي را براي همكاري سازماني و ابداعات جديد به وجود آورده اند . سيستمهاي اطلاعاتي به سازمانها و شركتها كمك مي كنند تا به مكانهاي دور دست دسترسي داشته باشند، خدمات و كالاهاي جديدي ارائه كنند، شغلها و فرآيندهاي كاري را مجدداً ارزيابي كنند و احتمالاً روشهاي مديريت بازرگاني و سازماني را عميقاً تغيير دهند. در كنار فرصتهاي تازه اي كه به وجود آمده اند ، اين سيستمها موجب چالشهاي جديدي نيز شده اند و سازمانها و مديريت سازماني را به شدت تحت تأثير قرار داده اند .

چرا سيستمهاي اطلاعاتي؟
تا كنون اطلاعات به تنهايي به عنوان سرمايه مهم سازماني تصور نمي شد. فرآيند مديريت هنري فردي تصور مي شد؛ نه به عنوان فرآيند هماهنگي وسيع جهاني و گسترده. اما، امروزه اهميت و ضرورت سيستمهاي اطلاعاتي درك شده است، زيرا بيشتر سازمانها براي بقا و موفقيت خود به اين سيستمها نياز دارند.
سه نوع تغيير جهاني و عميق وضعيت بازرگاني و سازمانها را تغيير داده اند : تغيير اول، ظهور و گسترش اقتصاد جهاني است. تغيير دوم، انتقال اقتصاد صنعتي و جوامع صنعتي به اقتصاد مبتني بر خدمات اطلاعاتي و دانش است. تغيير سوم، تغيير و تحول در شركتهاي بازرگاني است. اين تغييرات چالشهايي براي شركتهاي بازرگاني، سازمانها و مديريت آنها به وجود آورده اند .
ظهور اقتصاد جهاني
درصد رو به رشدي از اقتصاد آمريكا و ديگر كشورهاي صنعتي اروپا و آسيا به واردات و صادرات وابسته است. بيش از 25 درصد تجارت خارجي ، هم واردات و هم صادرات، به كالاها و خدمات توليد شده در آمريكا و درصدي زيادي نيز به كشورهايي مانند ژاپن و آلمان وابسته است. موفقيت شركتها در حال حاضر و نيز در آينده به توانايي آنها در جهاني شدن است.
جهاني شدن اقتصاد صنعتي به شدت اهميت و ارزش اطلاعات را افزايش داده است و فرصتهاي جديدي را به وجود آورده است. امروزه، سيستمهاي اطلاعاتي قدرت ارتباطي و تحليلي زيادي را براي شركتها به وجود آورده است كه براي مديريت تجارت و بازرگاني در مقياس جهاني به آن نياز دارند. كنترل شركتهاي گسترده جهاني – از قبيل ارتباط با توزيع كنندگان و تهيه كنندگان، كار 24 ساعته در كشورهاي مختلف جهان، ارائه خدمات و گزارشهاي منطقه اي و جهاني – چالش بازرگاني مهمي است كه به سيستمهاي اطلاعاتي قدرتمندي نياز دارد.
جهاني شدن و فنآوري اطلاعات تهديدهاي جديدي براي شركتهاي بازرگاني محلي است: به دليل ارتباط جهاني و سيستمهاي مديريتي، مشتريان مي توانند در بازار جهاني خريد كنند، اطلاعات كيفي و قيمتي مطمئني را 24 ساعته كسب كنند. اين پديده رقابت را بيشتر كرده است و شركتها را مجبور كرده است تا در بازار آزاد جهاني و غير قابل كنترل حضور داشته باشند. شركتها براي حضور پرمنافع و مؤثر در بازار جهاني به سيستمهاي اطلاعاتي و ارتباطي قدرتمندي نياز دارند.

انتقال اقتصاد صنعتي
ايالات متحده، ژاپن ، آلمان و ديگر قدرتهاي بزرگ صنعتي در حال تغيير از اقتصاد صنعتي به اقتصاد مبتني بر خدمات اطلاعاتي و دانش مي باشند؛ در حالي كه توليد به سمت كشورهاي با دستمزد پايين منتقل مي گردد. در چنين اقتصادي،‌ اطلاعات و دانش عنصر اساسي توليد ثروت است.
انقلاب اطلاعات و دانش در قرن بيستم شروع و به تدريج سرعت گرفته است. تا سال 1976 تعداد كاركنان يقه سفيد (اداري) در ا دارات از تعداد كارگران بخش كشاورزي، خدماتي و كارگران يقه ابي (كارگري يا يدي) در كارخانجات بيشتر بود (تصوير 1). اما امروزه بيشتر مردم در مزارع يا كارخانجات كار نمي كنند بلكه در بخشهاي فروش، آموزش و پرورش، بهداشت، بانكها، شركتهاي بيمه و شركتهاي حقوقي كار مي كنند. همچنين آنها به ارائه خدمات بازرگاني مانند نسخه برداري، برنامه نويسي رايانه اي يا حمل نامه و محصولات پستي مي پردازند. اين حرفه ها عمدتاً با توليد، توزيع يا كار با اطلاعات و دانش سرو كار دا رند. در واقع ،‌بيش از 60 درصد توليد ناخالص ملي و حدود 55 درصد نيروي كارگري آمريكا به اطلاعات ودانش وابسته است.
دانش و اطلاعات زير بناي بسياري از خدمات و فرآورده هاي جديد مي باشند. توليد كالاهاي اطلاعات و دانش فشرده مانند بازيهاي رايانه اي به حجم زيادي از آموزش و دانش نياز دارد. خدمات اطلاعات مدار كاملي مانند لكسيس ، خدمات خبري داو جونر و امريكا آنلاين رشد سرسام آوري پيدا كرده اند . در اين حوزه ها ميليونها نفر اشتغال دارند.
استفاده از دانش در توليد كالاهاي سنتي نيز تشديد شده است. اين روند در تمامي صنايع اتومبيل سازي نيز مشاهده مي شود، به طوري كه هم اكنون طراحي و توليد
اتومبيلها به شدت به فنآوري اطلاعات و دانش فشرده متكي است. در طول دهه گذشته توليد كنندگان اتومبيل در حالي كه از تعداد كارگران يقه آبي (يدي) خود كاستند، به طور روز افزوني به استخدام متخصصان رايانه اي، مهندسان و طراحان پرداختند.
انواع جديدي از سازمانهاي وابسته به اطلاعات و دانش فشرده ظهور يافتند كه به طور كامل به توليد ، پردازش و توزيع اطلاعات مي پردازند. براي مثال،‌شركتهاي مهندسي محيط زيست، كه متخصص تهيه اطلاعات زيست محيطي براي مديران شهري و پيمانكاران خصوصي هستند، 30 سال قبل وجود نداشتند.
در اقتصاد متكي به اطلاعات و دانش، فنآوري و سيستمهاي اطلاعات اهميت بسيار زيادي مي يابند. خدمات و كالاهاي اطلاعات مداري كه داراي ارزش اقتصادي زيادي هستند، مانند كارتهاي اعتباري، بسته هاي نرم افزاري و سيستمهاي ذخيره (رزرو) جهاني به فنآوريهاي اطلاعاتي جديد متكي هستند. بيش از 70 درصد سرمايه گذاريها در صنايع خدماتي مانند بيمه، مالي و معاملات املاك به فنآوري اطلاعات اختصاص دارد.
در تمامي صنايع‌،‌اطلاعات و فنآوري ارسال آن سرمايه استراتژيك و ضروري شركتهاي بازرگاني و مديران آنها است. (leonard – Barton, 1995) . براي بهينه سازي جريان اطلاعات و دانش در سازمان و كمك به مديريت براي به حداكثر رساندن منابع دانش و اطلاعات در شركتها، به سيستمهاي اطلاعاتي نياز است. از آنجايي كه كارآيي كاركنان وابسته به كيفيت سيستمهايي است كه به‌ آنها خدمات ارائه مي كنند، تصميم گيري مديريت درباره فنآوري اطلاعات براي بقا و پيشرفت سازمان اهميت زياد دارد.

تغيير سازمانها و شركتهاي بازرگاني
سومين تغيير عمده در تجارت و بازرگاني، ماهيت سازمان و مديريت مي باشد. سازماندهي و مديريت دستخوش تغييرات و فرصتهاي جديدي شده است. بعضي از شركتها و سازمانها در حال استفاده از مزاياي اين امكانات و فرصتها هستند. شركتهاي بازرگاني يا سازمانهاي سنتي، برنامه‌ متمركز، سلسله مراتبي و منظم متخصصاني بود – و هنوز نيز اينگونه است – كه به طور معمول به مجموعه ثابتي از استانداردهاي فرآيندهاي عملياتي براي توليد انبوه كالا يا خدمات متكي بودند. شركتهاي بازرگاني جديد داراي برنامه انعطاف پذير، غير متمركز و يكنواخت يا فلت (كمتر سلسله مراتبي) از متخصصان عمومي است كه به اطلاعات دائمي وابسته هستند تا كالاها و خدمات انبوه سفارشي را كه منحصراً براي مشتريان يا بازار خاص توليد نموده اند براي آنها ارسال كنند. اين گونه هاي جديد سازمانها هنوز به طور كامل تثبيت نشده اند و در مرحلهء تكاملي هستند. معهذا، روند روشن است و اين روند جديد بدون فنآوري اطلاعات قابل تصور نيست.
مديران سنتي به برنامه هاي درسي، گروههاي كارگري خاص و قوانين رسمي و وفاداري كاركنان وابسته بودند تا عملكرد مناسب شركت تضمين گردد و هنوز نيز اينچنين است. اما مديران جديد به كارهاي غير رسمي و شبكه ها وابسته هستند تا اهداف (به جاي برنامه رسمي) را مشخص كنند، نظم انعطاف پذيري بين گروهها و افراد به شكل گروههاي وظيفه به وجود آورند،‌ براي دسترسي به هماهنگي بين كاركنان به مشتريان بپردازند، تا بدين ترتيب عملكرد مناسب شركت تضمين گردد. در اينجا نيز فن آوري اطلاعات اين روش مديريتي را امكان پذير مي سازد.
فنآوري اطلاعات تغييراتي را در سازمانها به وجود مي آورد كه شركتها و سازمانها را بيش از گذشته به اطلاعات، دانش،‌آموزش و تصميم گيري كاركنان فردي وابسته مي سازد. در سراسر اين كتاب به نقشي كه انواع گوناگون فنآوريهاي اطلاعات در تغيير سازمانها و شركتها ايفا مي كنند نيز مي پردازيم.

سيستم اطلاعاتي چيست؟
از نظر فني ، سيستم اطلاعاتي مجموعه اي از اجزاي وابسته به هم مي باشد كه اطلاعات را جمع آوري (يا بازيابي) ، پردازش ، ذخيره و توزيع مي كند تا از فرآيند تصميم گيري و كنترل سازمان پشتيباني كند. سيستمهاي اطلاعاتي علاوه بر پشتيباني از تصميم گيري، هماهنگي و كنترل ممكن است به مديران و كاركنان كمك كنند تا مشكلات را تجزيه و تحليل نمايند، موضوعات پيچيده را پيدا و فرآورده هاي جديدي توليد كنند .
سيستمهاي اطلاعاتي حاوي اطلاعاتي درباره افراد، مكانها و اقلام مهم موجود در سازمان يا محيط اطراف آن است (به تصوير 2 نگاه كنيد). منظور از اطلاعات داده هايي است كه به گونه اي سازماندهي و شكل گرفته اند كه براي انسانها معني دار و مفيد است. و برعكس، داده مجموعه اي از واقعيات خامي هستند كه اتفاقات رخ داده در سازمان يا در محيط فيزيكي را نشان مي دهند، قبل از آنكه به شكل معني دار و مفيدي سازماندهي و منظم شده باشند.
سه فعاليت در سيستم اطلاعاتي منجر به توليد اطلاعاتي مي شود كه سازمان براي تصميم گيري، كنترل عمليات، تجزيه و تحليل مشكلات و توليد كالاها و خدمات جديد به آنها نياز دارد. اين فعاليتها عبارتند از: درونداد، پردازش و برونداد. در مرحله درونداد ، داده هاي خام در سازمان يا محيط بيرون آن جمع آوري و وارد سيستم مي شوند. پردازش ، وروديهاي خام را به شكل معناداري تبديل مي كند. در مرحله برونداد ،‌ اطلاعات پردازش شده براي افراد يا فعاليتهايي كه به آن نياز دارند ارسال مي شود. همچنين، سيستمهاي اطلاعاتي به بازخورد نياز دارند. بازخورد بروندادي است كه براي افراد مناسب سازمان بازگشت داده مي شود تا به آنها كمك كند مرحله درونداد را ارزيابي يا تصحيح كنند.
در يك سيستم سفارش كالا، دروندادِ خام فروشنده علاوه بر نام فروشنده و شماره شناسايي وي، حاوي شماره كالا ، توصيف كالا و تعداد سفارش هر كالا مي باشد. رايانه اين داده ها را از طريق شماره كالا و تعداد سفارش هر كالا به موجودي انبار مقايسه و پردازش مي كند و ارسال كالا به فروشنده را برنامه ريزي مي كند. اگر كالا در انبار موجود نباشد، رايانه به كارخانه اطلاع مي دهد تا تعدادي توليد شود. اسناد پستي و ارسال كالا و گزارش درون خطي آن به فروشنده تأييد مي كند كه سفارش دريافت شده است و تاريخ ارسال مورد انتظار برونداد مي گردد. بنابراين سيستم، تعداد روزانه هر سفارش از كارخانه، تعداد و نوع سفارش هر كالا توسط هر فروشنده و تعداد كالاي موجود در انبار تهيه مي كند.
اگر چه سيستمهاي اطلاعاتي رايانه اي از فنآوريهاي اطلاعات براي پردازش داده هاي خام استفاده مي كنند، اما بين رايانه و برنامه هاي رايانه اي از يك طرف و سيستم اطلاعاتي از طرف ديگر تفاوت زيادي وجود دارد. رايانه هاي الكترونيكي و برنامه هاي نرم افزاري مربوطه، زير بناي فني، ابزار و مواد سيستمهاي اطلاعاتي مدرن مي باشند. رايانه ها ، تجهيزات ذخيره و پردازش اطلاعات را فراهم مي كنند. برنامه هاي رايانه اي يا نرم افزارها مجموعه اي از دستورالعملهاي عملياتي هستند كه پردازش رايانه را كنترل و مديريت مي كنند. دانستن روش كار رايانه ها و نرم افزارها براي ارائه راه حل مشكلات سازماني مهم است، اما رايانه ها تنها بخشي از يك سيستم اطلاعاتي مي باشند. عمليات خانه سازي نمونه مناسبي است: خانه ها را با استفاده از چكش،‌ميخ و چوب مي سازند. اما اينها به تنهايي منجر به ساخت خانه نخواهند شد؛‌ معماري، مكان، محوطه سازي، و تمامي تصميماتي كه منجر به ساخت خانه خواهند شد، بخشي از خانه سازي است و يافتن راه حل براي ساختن خانه اي كه افرادي در زير سقف آن زندگي كنند،‌ ضروري است. رايانه ها و برنامه هاي نرم افزاري نقش چكش، ميخ و چوب را براي سيستمهاي اطلاعاتي رايانه اي ايفا مي كنند، اما به تنهايي نمي توانند اطلاعات مورد نياز سازمان خاص را توليد كنند. براي درك سيستم اطلاعاتي بايد مسأله اي را كه در صدد حل آن هستيم، عناصر معماري و طراحي آن و فرآيندهاي سازماني را كه به اين راه حل منجر مي شود بشناسيم.
از نظر بازرگاني و سازماني، سيستم اطلاعاتي راه حل سازماني و مديريتي – بر اساس فنآوري اطلاعات – براي چالشهايي مي باشد كه محيط سازماني به وجود آورده است. تعريف فوق بايد به دقت بررسي گردد، زيرا در آن تأكيد زيادي بر ماهيت سازماني و مديريتي سيستمهاي اطلاعاتي شده است: يك مدير براي درك سيستم اطلاعاتي – يعني داشتن سواد سيستم اطلاعاتي نه سواد رايانه اي – بايد به شكل وسيع تري ابعاد سازماني، مديريتي و فنآوري اطلاعات يك سيستم (تصوير 3) و قدرت‌ آن براي حل چالشها و مسائل سازمان و شركت را درك كند. براي ايجاد يك سيستم، عناصر مديريت، سازمان و فنآوري با هم كار مي كنند.

سازمان
سيستم اطلاعاتي بخشي از يك سازمان مي باشد. در واقع ،‌حتي بعضي از شركتها و سازمانها بدون چنين سيستمي نمي توانند كالاها و خدمات خود را توليد و ارائه كنند، اما عناصر اصلي سازمان عبارتند از: كاركنان، ساختار، روندهاي عملياتي، سياستها و فرهنگ. سطوح مختلف و متخصصان يك سازمان داراي علايق و نظرات مختلفي هستند و اغلب اين عقايد و ديدگاهها با هم تضاد دارند. تضاد پايه سياستهاي سازماني مي باشد. سيستم اطلاعاتي از درون اين چشم اندازهاي مختلف، تضادها، توافقات و قراددادها – كه بخشي طبيعي از يك سازمان مي باشند – بيرون مي آيد .